Cómo reducir el peso de un archivo PowerPoint

En alguna ocasión nos podemos encontrar con que al enviar una presentación PowerPoint a través de un correo electrónico el peso de ésta pueda hacer que tarde mucho en cargar, ¿verdad? Es algo que nos ha pasado mucho a quienes manejamos presentaciones muy pesadas, que por regla general llevan imágenes en alta resolución en las diapositivas. Y ya qué hablar de cuando queremos colocar esas mismas presentaciones en páginas web de diapositivas, donde si subimos un archivo excesivamente pesado podemos tener problemas con la conexión o directamente no podremos hacer la operación. Algo normal. Entonces, ¿por qué no reducir el peso del archivo? Sería una manera practica para poder hacer este tipo operaciones. Pues bien, de ello precisamente vamos a hablar hoy, vamos a ver cómo podemos reducir el peso de una presentación PowerPoint.

1. Lo primero que tendremos que hacer, a modo de recomendación para ver que funciona el sistema, es ir a la carpeta donde tengamos guardada la presentación, ¿ok? Pues una vez allí simplemente haremos clic con el botón izquierdo sobre el archivo PPS o PPT y nos fijaremos en la breve información que aparece en la parte de abajo, donde entre otras cosas se nos indica el peso en KB o MB. Tengamos ese dato en cuenta para hacer comparaciones finales.

Pues bien, en este punto tendremos que entrar en la presentación. Para ello haremos doble clic con el botón izquierdo sobre la presentación a tratar.

2. Cuando se haya abierto, si os fijáis, habrá en la parte de arriba una pestaña con la opción “Format” o “Formato”, dependiendo del idioma en el que tengáis configurado PowerPoint. Pues hacemos clic ahí. Este área se utiliza para realizar alteraciones en el formato de las imágenes.

3. Ahora, una vez en el apartado “Format”, si os fijáis, bajo la pestaña “Transitions” o “Transiciones”, hay una opción que dice “Compress pictures”. ¿Cierto? Bueno, pues ahora mismo no iremos ahí, pero quedaros con su ubicación. Lo que vamos a hacer es clic con el botón izquierdo sobre la imagen de la diapositiva que está haciendo que el archivo final pese tanto. Una vez hecho esto hacemos clic, nuevamente con el botón izquierdo, sobre la opción que os comentaba hace un momento: “Compress pictures” (o “Comprimir imágenes”).

4. Seleccionada la opción nos habrá aparecido una ventana con varias opciones. En la primera de ellas se pregunta si se quiere comprimir sólo la imagen seleccionada; en la segunda opción se da la posibilidad de eliminar las zonas externas de la imagen a fin de que bajemos el peso quitando del medio lo que no necesitemos; y en el tercer campo podremos seleccionar si queremos reducir la resolución para que sea apta para mandar por correo electrónico, para mandarla a impresión o para verla en pantalla. Con la última opción también podremos dejarla tal cual.

Bueno, pues quitamos la primera opción, la de aplicar sólo a esta imagen, y seleccionamos la casilla inferior de “Email 96 ppi”. Damos a “Aceptar”. Ahora ya sólo quedará guardar el nuevo archivo reducido y ya está, nos encontraremos con una presentación que pesará unas 15 veces menos. Por cierto, lo suyo sería guardar esta versión con otro nombre, más que nada por si requerimos más adelante de la presentación original.