Cómo actualizar datos en PowerPoint desde Excel

Una de las funciones más practicas y poco conocidas de PowerPoint es su conexionado de datos con Excel, y con ello no me refiero a copiar una tabla excel y pegarla en la presentación, me refiero a que podamos tener en PowerPoint una tabla con datos y una gráfica relacionada, y que cuando actualicemos esos mismos datos en Excel se cambien automáticamente en PowerPoint. Es un sistema muy práctico para cuando manejamos muchas presentaciones o diapositivas que llevan incluidos datos que pueden variar. Actualizar uno a uno es un engorro, así que vamos a ver cómo automatizar el proceso.

Cómo actualizar datos en PowerPoint desde Excel

1. El primer paso va a ser crear en excel la tabla con la que queramos trabajar y rellenar los datos. Por ejemplo podríamos tener en las casillas verticales los nombres de los clientes y en las casillas horizontales la facturación. Cuando tengamos la tabla preparada la copiamos (botón derecho, copiar).
2. Ahora vamos a PowerPoint y en la pestaña “Inicio” (arriba, junto a “Archivo”) nos fijamos en la opción “Pegar”. El botón tiene en su parte inferior una flechita. Hacemos clic ahí y saldrán varias opciones. En la parte inferior de ese minidesplegable aparece el término “Pegado especial”. Hacemos clic ahí.
3. Nos habrá salido una nueva pantalla, la correspondiente al “Pegado especial”. A mano izquierda hay una opción que dice “Pegar vínculos”. Hacemos clic ahí y le damos a “aceptar”.
4. Ahora se habrá pegado la tabla copiada hace un momento en la diapositiva. La movemos hasta dejarla donde mejor nos venga y la agrandamos si hace falta para que se vea mejor.
5. Como habíamos comentado que esta tabla iba relacionada a una gráfica (de barras, de círculos, etc) pues la copiaremos de excel y repetimos exactamente el mismo proceso que hasta ahora.

Ahora, si os fijáis, cada vez que actualicéis un dato en Excel éste cambiará automáticamente en PowerPoint, permitiendo así que podamos realizar cuantos cambios queramos en los datos y que las diapositivas se mantengan actualizadas. Lo bueno de esto es que modificando una sola casilla podemos encontrarnos con que podríamos modificar 100, 200 o más diapositivas. No hay límite.

Ahora bien, imaginad que no queremos copiar la tabla como tal, sino que lo que queremos es insertar en el PowerPoint un enlace al documento excel que contiene los datos. Así en la pantalla PowerPoint lo que veríamos sería un icono de excel con el nombre del archivo, que haciendo clic sobre él se abriría excel y aparecerían todos los datos. Esto tiene mucha utilidad cuando en una misma diapositiva hacemos mención a muchas tablas con contenidos y no queremos saturar la pantalla con información. En su lugar aparecerían varios iconos de excel y se abriría la información bajo petición.

Bueno, pues para hacer eso realizamos un proceso muy similar al anterior:

1. Creamos la tabla en Excel
2. La seleccionamos y la copiamos.
3. En PowerPoint vamos al mismo punto, donde “Pegado especial” (visto anteriormente).
4. En la pantalla que aparece seleccionamos “Pegar vínculo” y la opción “Mostrar como icono” (a la derecha).
5. Le damos a “Aceptar” y ya tenemos el icono con el enlace en PowerPoint.